14 November 2023

PKMK-Bogor - Pada 14 November 2023, Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK) Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dan Keperawatan (FK-KMK) Universitas Gadjah Mada (UGM)  menggelar pelatihan pelatihan Kendali Mutu Manajemen untuk Pengelola UPAK. Pelatihan ini digelar pada 13-15 November 2023 di Hotel 101 Bogor, Jawa Barat secara luring dan daring melalui platform Webinar dan Live Streaming YouTube.

Materi sesi kegiatan ini diisi oleh  Kabib Abdullah, AMd. TEM, SKM, Ni Luh Putu Eka Andayani, SKM., M.Kes, Ferdinand S. Sinaga, ST, Ir. Rakhmat Nugroho, MBAT

Konsep Total Quality Management (TQM)

Kabib Abdullah, AMd. TEM, SKM

Konsep Total Quality Management (TQM) yang dijelaskan oleh Kabib Abdullah, AMd. TEM, SKM, menitikberatkan pada konsep 5R: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Ia mengajukan pertanyaan-pertanyaan krusial terkait pencatatan kerusakan dan perbaikan alat medis, menyoroti bahwa minimal 50% peralatan teknis atau listrik tidak memenuhi standar. Total Pengeluaran Kesehatan Indonesia sekitar 3% dari Produk Domestik Bruto (PDB), masih di bawah rekomendasi WHO 5%.

Setiap organisasi menginginkan profit, yang tercapai melalui pembayaran BPJS dan kunjungan pasien. Kunjungan pasien terjadi saat pelayanan memuaskan. Proses yang efektif dan efisien menghasilkan pelayanan yang memuaskan, didukung oleh orang-orang yang kompeten sebagai pengelola. Pendekatan manajemen berbasis kualitas mengedepankan partisipasi semua anggota organisasi. Fokusnya adalah pada kepuasan pelanggan dan tujuan kesuksesan jangka panjang, yang pada akhirnya memberikan keuntungan bagi perusahaan.

Konsep Total Quality Management (TQM) Plan-Do-Check-Action (PDCA) dan Tools Pengendalian Mutu di Unit Pemelihara Alat Kesehatan (UPAK)

Ni Luh Putu Eka Andayani, SKM., M. Kes

Dalam Unit Pemelihara Alat Kesehatan (UPAK), konsep Total Quality Management (TQM) Plan-Do-Check-Action (PDCA) dan Tools Pengendalian Mutu memegang peranan penting. PDCA diperkenalkan oleh Walter Stewart pada 1920, mengutamakan implementasi perubahan dengan fokus pada kemungkinan keberhasilan atau kegagalan. Deming mengembangkan konsep ini lebih lanjut menjadi Plan-Do-Study-Action (PDSA), menekankan pada prediksi hasil, mempelajari hasil aktual, dan membangun pengetahuan baru untuk perbaikan berkelanjutan. Tools seperti diagram sebab-akibat, histogram, diagram pareto, peta kendali, stratifikasi, dan scatterplot digunakan untuk melacak kerusakan alat dalam suatu periode. Dalam UPAK, semua alat memiliki identitas yang terdokumentasi. Grafik-grafik membantu dalam memeriksa frekuensi kerusakan alat, sementara pemantauan masalah secara sistemik membantu melihat hubungan antar bagian atau faktor luar yang mempengaruhi. Pengelola UPAK bertanggung jawab atas pemeliharaan alat dan juga pengembangan sumber daya manusia (SDM). Fokus pada kepuasan pelanggan, jenis pemeliharaan alat, pelatihan pengguna, dan manajemen waktu menjadi aspek penting dalam memastikan efisiensi dan kualitas layanan UPAK. Laporan bulanan menjadi penting sebagai sumber informasi, termasuk dalam pemetaan alat yang rusak, citra tenaga UPAK, serta angka-angka yang bisa dijadikan grafik untuk bahan advokasi. Mengetahui respon time dan kebutuhan pengguna juga kunci dalam analisis laporan yang akurat. Dengan demikian, manajemen waktu, rekapan data, dan presentasi data yang sesuai dengan kebutuhan pimpinan menjadi fokus utama untuk memastikan UPAK berkinerja optimal.

Sharing Session: Pengalaman Mengelola Data dan Menyajikan untuk Stakeholder

Ferdinand S Sinaga, ST

Ferry Sinaga, sebagai pengelola Unit Pemelihara Alat Kesehatan (UPAK), membagikan pengalamannya dalam mengelola data penting dan menyajikannya kepada stakeholder. Dalam pembagian puskesmas, Kota Kupang memiliki 8 puskesmas non-perawatan dan 4 puskesmas perawatan yang semuanya mampu PONED. Selain itu, terdapat Labkesda dengan 1 pusat layanan dan 40 sarana di puskesmas pembantu/poskeskel. Pencapaian UPAK meliputi sertifikasi kompetensi petugas RMC pada alat kesehatan dan tujuan UPAK untuk meningkatkan efisiensi biaya alat kesehatan. UPAK telah mengunjungi beberapa wilayah termasuk Kota Kupang, Kabupaten Kupang, TTS, klinik swasta, dan lainnya. Sarana UPAK di Kota Kupang termasuk Mobil Operasional RMC, ruang bengkel, meubelair, komputer, serta toolset dengan berbagai alat kerja dan alat ukur. UPAK juga menyediakan beragam spare part untuk perbaikan alat kesehatan. Hasil kegiatan UPAK menunjukkan peningkatan pemeliharaan Alkes dari tahun ke tahun. Namun, jumlah Alkes yang rusak juga meningkat dari tahun 2020 hingga 2023. Pada 2022, sejumlah 18 alat tidak dapat diperbaiki karena tidak tersedia sparepart, dan pada 2023, jumlah alat yang tidak dapat diperbaiki meningkat menjadi 43.

Monitoring Evaluasi dan Dokumentasi serta Bagaimana Memanfaatkan Data untuk Mendapatkan Dukungan Stakeholder

Ir. Rakhmat Nugroho, MBAT

Pendokumentasian kegiatan UPAK menjadi dasar untuk melakukan monitoring dan evaluasi. Dokumentasi dapat berupa video, kegiatan kecil yang direkam sebagai bukti kegiatan yang dilakukan oleh tim. Pemanfaatan data, laporan, dan dokumentasi dapat memperoleh dukungan dari stakeholder, termasuk media sosial seperti Instagram dan blog. Monitoring melibatkan pengumpulan data kinerja, setiap aktivitas UPAK harus terdokumentasi sebagai bukti kegiatan yang dilakukan. Data dapat berupa angka, dokumen, atau catatan yang menunjukkan kegiatan yang telah dilaksanakan. Evaluasi memanfaatkan bahasa pengambil keputusan dengan menargetkan sasaran yang dibicarakan. Setiap tahunnya, evaluasi dilakukan untuk memperbaiki implementasi dengan fokus pada pengumpulan data peralatan yang sudah diperbaiki di puskesmas. Pentingnya memastikan bahasa evaluasi menggunakan bahasa pengambil keputusan, menyasar target pembicaraan, dan mempertimbangkan isu-isu aktual dalam Dinkes puskesmas.

Langkah Pemecahan Masalah dan Continous Improvement bagi Unit Pemeliharaan Alat Kesehatan (UPAK)

Kabib Abdullah, A. Md. TEM, SKM

Kabib, menjelaskan sebagai seorang "Agent of Change", ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, penting bagi mereka untuk merasa memiliki dan mendedikasikan diri terhadap perubahan yang diinginkan. Hal ini melibatkan keyakinan yang kuat dan ketegasan dalam menghadapi penolakan serta hambatan. Kedua, seorang agent of change harus memiliki visi yang jelas terkait hasil yang diharapkan dari perubahan yang direncanakan. Mereka harus memiliki gambaran yang konkret tentang bagaimana perubahan tersebut akan terwujud. Ketiga, perubahan harus dimulai dari diri sendiri. Seorang agent of change perlu menjadi contoh yang baik terlebih dahulu sebelum mencoba mempengaruhi orang lain. Keempat, menjalin hubungan yang baik dan membangun keterlibatan (engagement) dengan individu yang akan terlibat dalam perubahan sangat penting. Kelima, kesabaran dalam mendengarkan dan memahami kebutuhan orang lain menjadi kunci sebelum mencoba mempengaruhi mereka untuk berubah. Terakhir, seorang agent of change harus siap untuk menghadapi konfrontasi, resistensi, atau bahkan intimidasi dari pihak yang menolak perubahan. Perubahan seringkali menjadi penyebab timbulnya masalah. Kuncinya terletak pada kemampuan untuk melihat perubahan yang tidak diinginkan dari keadaan normal, serta mampu menemukan solusi yang tepat untuk menghadapinya.

Reporter:

Indra Komala R.N., MPH (PKMK UGM)

15 November 2023

PKMK-Bogor - Pada 15 November 2023, Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK) Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat, dan Keperawatan (FK-KMK) Universitas Gadjah Mada (UGM)  menggelar pelatihan pelatihan Kendali Mutu Manajemen untuk Pengelola UPAK. Pelatihan ini digelar pada 13-15 November 2023 di Hotel 1O1 Bogor, Jawa Barat secara luring dan daring melalui platform Webinar dan Live Streaming YouTube.

Langkah Pembuatan Presentasi yang Menarik dan Mudah Dipahami

Ni Luh Putu Eka Andayani, SKM., M. Kes

Putu Eka Andayani, membagikan panduan untuk membuat dan menyampaikan presentasi yang efektif. Persiapan presentasi harus terperinci dan fokus pada tujuan yang jelas untuk memberikan manfaat bagi audiens. Dalam menyampaikan ide kepada kepala dinas, penting untuk mendukung dengan pemahaman akan kebutuhan Kepala Dinas itu sendiri, bukan hanya menekankan kebutuhan tambahan tenaga. Sementara itu, penggunaan waktu dengan bijak dan membuat kerangka presentasi dengan judul besar memudahkan pemahaman. Visualisasi yang menarik dalam presentasi, terutama melalui power point, dapat membantu menyampaikan poin-poin penting dengan jelas. Konsistensi dalam desain dan pemilihan warna sangat penting. Memberikan kesempatan kepada audiens untuk bertanya dan berpartisipasi aktif dalam presentasi merupakan hal yang disarankan. Ini memungkinkan diskusi yang produktif. Terakhir, penampilan yang formal dan istirahat yang cukup sebelum presentasi adalah hal yang penting untuk memastikan presentasi berjalan dengan baik.

Reporter:

Indra Komala R.N., MPH (PKMK UGM)