PERTEMUAN KOORDINASI PROGRAM SISTER HOSPITAL

PERTEMUAN KOORDINASI
PROGRAM SISTER HOSPITAL – PML NTT

Surabaya, 27 Februari 2014

Latar Belakang

Program Sister Hospital dan Performance Management Leadership yang sudah dilaksanakan sejak tahun 2010 hingga tahun 2013 sudah berjalan dengan sangat dinamis. Berdasarkan hasil review yang mempertimbangkan aspek sustainabilitas program dan juga kesepakatan dengan banyak pihak, maka DFAT- Australian Aid melalui program AIPMNH sudah mendukung program Sister Hospital dan Performance Management Leadership dalam 1 tahun masa transisi (July 2013 – Juni 2014), yang rencananya akan diperpanjang hingga Desember 2014.

Mengingat akan berakhirnya masa transisi pertama program AIPMNH pada bulan Juni 2014, Coffey Jakarta dan DFAT (AusAID) meminta untuk mengirimkan laporan progress kegiatan dan penyerapan dana oleh semua kontraktor proyek, termasuk RS Mitra A dan PKMK-UGM, pada awal Maret 2014. Hal ini diperlukan agar bisa meminimalkan dana yang tidak terpakai pada akhir proyek sehingga harus dikembalikan ke DFAT. Untuk memperlancar proses tersebut, maka perlu diadakan rapat koordinasi untuk mereview penyerapan dana dan perkembangan kegiatan SH dan PML masing-masing RS Mitra sampai feb 2014, dan membuat rincian jadwal serta rincian anggaran kegiatan sampai akhir Mei 2014.

Sebagai informasi, akan ada masa transisi lanjutan pada bulan Juli-Des 2014, dengan penganggaran yang baru, sehingga kami juga memerlukan informasi dari RS Mitra A dan UGM untuk kegiatan2 esensial yang akan dilakukan di periode tsb. Karena itu, pada pertemuan ini juga akan dibahas tentang hasil teleconference audit klinis dan manual rujukan serta rencana monev eksternal yang akan dilaksanakan pada awal April 2014. Diharapkan informasi ini bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun kegiatan esensial periode Juli-Des 2014.

Tujuan :

1. Review kemajuan pelaksanaan kegiatan SH PML sampai bulan Feb, dan penyusunan jadwal kegiatan pada bulan Maret-Mei 2014. Jika ada kegiatan yang kira2 sulit bisa terlaksana pada periode tsb tetapi masih penting untuk dilaksanakan, maka kegiatan tersebut bisa dipindahkan ke periode July-Des 2014.
2. Review penyerapan keuangan sampai pada bulan Feb 2014, dan rencana detail penggunaan keuangan pada bulan Maret-Juni 2014
3. Update informasi dari TIM PKMK-UGM mengenai hasil Teleconference AMP dan manual rujukan, serta rencana Monev eksternal pada awal April 2014.

Waktu & Tempat :

Tempat : Hotel TS-Suites, Surabaya
Waktu : 27 Feb 2014 (09.00 – 15.45 WIB)

Peserta

Peserta : 2 orang dari masing2 RS Mitra A, yaitu:

1. Team Leader/ Manajer Operasional/ Sekretaris SH-PML
2. Bendahara

TOTAL peserta = 22 orang RS Mitra A , 4 orang AIPMNH dan 4 orang PKMK UGM

Jadwal Kegiatan

Tanggal/jam	Acara	Narasumber
08.30 – 09.00	Registrasi
09.00 – 09.15	Pembukaan dan Penjelasan Tujuan Pertemuan	Dr. Henyo (AIPMNH)
09.15– 09.35	Hasil Telekonferensi Evaluasi Kematian Ibu dan Bayi serta Implementasi Manual Rujukan di 11 Kabupten	Hanevi Djasri, dr, MARS
09.35–09.55	Progress PML	Putu Eka Andayani
09.55 – 10.15	Pelatihan Penggunaan Webinar (sebagai presenter) pelatihan penggunaan webinar (sebagai peserta) Persiapan Monev Eksternal SH PML	PKMK FK UGM
10.15 – 10.30	Coffee Break	Panitia
10.30–12.30	Presentasi RS Mitra A tentang Progress Kegiatan SH dan PML dan Realisasi Anggaran sampai Feb 2014 (Format Sesuai Lampiran 2) RS Sardjito – Bajawa RS Panti Rapih – Ende RS Kariadi – Waingapu RS Soetomo – Soe RS Sanglah – Waikabubak RS Soetomo – TC Hillers RS Syaiful anwar – Atambua & Lembata RS Wahidin sudirohusodo – Larantuka RSAB Harapankita – Kefamenanu RSCM – Ruteng Masing-Masing RS Mitra A = 10 Menit	9 RS Mitra A
12.30 – 13.30	Lunch	9 RS Mitra A
13.30 – 15.00	Penyusunan Jadwal dan Detail Anggaran SH dan PML Sampai Mei 2014 Oleh Masing-Masing RS Mitra A dan Usulan POA Untuk Periode Juli –Desember 2014 (Format Sesuai Lampiran 3) Ibu Ida Pak Henyo	Coffee Break Included
15.00 – 15.45	Closing Remark Tanggapan dan Rekomendasi Kegiatan Lanjutan SH – PML	Prof. Dr. Laksono Trisnantoro, MSc, PhD (via Skype)

Indikator Keberhasilan

1. Terdokumentasinya laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan dari bulan Juli 2013-Feb 2014, dan laporan penyerapan anggaran sampai pada bulan Feb 2014.
2. Terdokumentasinya Rincian Rencana kegiatan Maret-Mei 2014, termasuk jadwal kegiatan dan detail anggaran yang dibutuhkan.
3. Tersedianya informasi terkini mengenai hasil telekonferens dan rencana Monev eksternal.

Biaya

1. Biaya perjalanan (tiket, lumpsum, dll) dibiayai dari dana kontrak masing2 RS Mitra A dengan AIPMNH
2. Biaya penyelenggaraan dan akomodasi dibiayai dari dana kontrak PKMK-UGM dan AIPMNH

Pelaporan

Laporan pelaksanaan kegiatan pertemuan ini akan dibuat oleh PMPK – FK UGM sebagai penanggung jawab kegiatan dengan menyertakan dokumen-dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

Penutup

Demikian TOR ini dibuat sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan dan sebagai dasar untuk mengajukan dana kegiatan.

Kupang, 14 Februari 2014

Prof. Dr. Laksono Trisnantoro, MSc, PhD

Ketua Tim Konsultan PKMK FK UGM