Reportase
Seri Webinar Lean Management Hospital:
Sharing session: Implementasi Lean di Rumah Sakit
Rabu, 30 Juli 2025
PKMK-Yogyakarta. PKMK UGM menggelar serial webinar: Lean Hospital Management pertemuan ketiga secara online melalui zoom meeting pada Rabu (30/7/2025). Webinar ini menghadirkan tiga narasumber yang berasal dari rumah sakit yang telah berpengalaman dalam implementasi Lean Management di Indonesia.
Pada sesi pengantar, Dr. Firman, MPH., menyampaikan bahwa Lean Hospital Management pertemuan ketiga kali ini akan membahas implementasi Lean sesuai konteks masing-masing rumah sakit, dan praktik nyata Lean di rumah sakit, beserta hasil nyata yang akan mudah dipahami dan diaplikasikan oleh para stakeholder di rumah sakit. Lean management membawa rumah sakit kita pada pelayanan yang lebih bermutu dan bertumpu pada kualitas yang lebih baik, yang ber-value pada patient oriented.
Direktur Pelayanan, Keperawatan, dan SDM RS Mata Dr.Y AP DI Yogyakarta, dr. Erin Arsianti, Sp., M(K)., M.Sc., MPH., FISQua, menyatakan Lean Management merupakan solusi yang mampu menjawab tantangan krisis di era ini. Penerapan Lean management di rumah sakit mampu memberikan manfaat pada aspek finansial organisasi, menjadi pondasi untuk menghadapi situasi krisis, serta mendekatkan kita pada value pelanggan. RS Mata Dr. YAP menerapkan lima langkah dalam mengimplementasikan Lean Management, diantaranya: Pertama, membangun awareness yang melibatkan komitmen manajemen pada efisiensi dan peningkatan produktivitas. Kedua, mengadakan pelatihan Lean Management, untuk membekali staf terkait implementasi Lean di Rumah Sakit mata Dr. YAP. Ketiga, adanya pendampingan proyek Lean Management yang melibatkan pimpinan RS. Keempat, memberikan apresiasi dan feedback pada seluruh unit kerja yang terlibat untuk memberikan semangat agar proyek Lean berjalan secara progresif. Lalu yang kelima, menyusun proyek berkelanjutan agar implementasi Lean management dapat konsisten dna menjadi program strategis RS.
Beberapa hasil proyek Lean yang telah diterapkan pada RS Mata Dr. YAP, berhasil memberikan kontribusi dalam peningkatan efisiensi cost RS, mengurangi waste, berdampak secara signifikan pada patient waiting period, serta meningkatkan efektivitas sistem RS dengan melakukan digitalisasi terhadap beberapa unit kerja, seperti berkas wawancara karyawan, rekap honor staf medis, hingga penginputan biaya RS.
Implementasi proyek Lean management memberikan dampak secara progresif terhadap aspek moral (terkait etos dan motivasi kerja), efisiensi (penyederhanaan alur dan mengurangi pergerakan berulang), efektivitas (peningkatan kepuasan pasien), Timely (peningkatan value added ratio), Cost (penurunan signifikan biaya operasional), Ambient (lingkungan kerja yang kondusif), dan equitable (mengurangi ketidakadilan pelayanan).
Direktur Utama RSUP Surakarta, dr.Jamilatun Rosidah, MM., menyampaikan pada sesi selanjutnya bahwa implementasi Lean Management membutuhkan kesiapan yang bertahap, seperti kesiapan terkait kecukupan input proses dan sistem manajemen mutu yang ideal. Penerapan lean management di RSUP Surakarta dilekatkan pada tupoksi direktur SDM, pendidikan, dan penelitian sebagai koordinator. Kemudian lean management juga dilekatkan pada semua manajer sebagai supervisor di masing masing unit yang dibawahi. Implementasi Lean management dijadikan sebagai indikator kinerja semua unit yang dikaitkan dengan perhitungan remunerasi. Dampak nyata implementasi lean management pada RSUP Surakarta, mampu mengoptimalkan waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan secara signifikan, digitalisasi pengelolaan linen sehingga lebih efisien dan efektif, tata kelola gudang dapur, dan masih banyak lainnya. Kegagalan implementasi lean management di rumah sakit dapat disebabkan oleh beberapa kondisi, meliputi definisi lean yang disosialisasikan dengan baik dan jelas, pemimpin yang tidak siap, pelatihan lean tidak efektif, cara bekerja setiap orang tidak berubah, dan demotivasi yang terus dibiarkan.
Apoteker Rumah Sakit Pusat Pertamina Jakarta, Puspita Fadma Sari, S.Farm., Apt, menyampaikan Lean Inventory Management adalah pendekatan penting dalam pelayanan farmasi rumah sakit yang bertujuan untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi. Dalam ini, lean management berfokus pada perbaikan berkelanjutan dengan mengidentifikasi dan menghilangkan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, atau “waste”. Dalam konteks farmasi rumah sakit, “waste” dapat berupa kelebihan stok, obat kadaluarsa, biaya penyimpanan tinggi, atau bahkan kekurangan obat yang dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan dan masalah keselamatan pasien.
Adapun langkah-langkah diagnostik dalam menerapkan prinsip-prinsip Lean, termasuk identifikasi nilai pelanggan (misalnya, tidak ada obat kosong, nilai inventaris rendah), analisis data dasar inventaris (nilai inventaris, insiden “out of stock”, kerugian peluang), dan pemetaan aliran nilai untuk memahami waktu proses. Berbagai alat Lean seperti diagram SIPOC, pemetaan aliran nilai (Value Stream Mapping), dan diagram Ishikawa digunakan untuk mengidentifikasi akar masalah dan menentukan prioritas solusi. Hasil implementasi menunjukkan perbaikan signifikan, seperti penurunan nilai inventaris, pengurangan insiden “out of stock”, dan peningkatan efisiensi waktu proses dalam pengadaan obat.
Reporter: Firda Alya (PKMK FK-KMK UGM)
