Prosedur Pengukuran dari Setiap Pusat Biaya

Dalam mengukur biaya, ada baiknya memulai dengan berkonsultasi dengan catatan pengeluaran. Biasanya ini tidak akan terjadi cukup baik karena data tidak terpilah dengan baik atau karena pengeluaran tidak setara untuk biaya tahunan (misalnya, dengan peralatan dan bangunan) dan akan diperlukan juga untuk mengumpulkan informasi tentang kuantitas dan biaya per unit sumber daya. Terkadang biaya per unit relatif langsung (misalnya, untuk obat-obatan), dan kadang-kadang merupakan rangkaian kompleks yang berbeda elemen (misalnya, dalam kasus tenaga kerja di mana tunjangan, bonus, dan kompensasi dari berbagai jenis). Penting untuk mengumpulkan data tentang jumlah sumber daya, bukan hanya karena itu dapat digunakan untuk menghitung biaya tetapi juga karena dapat berfungsi sebagai driver biaya.  Sumber daya manusia (mis., jumlah staf) dan pabrik fisik (misal meter persegi ruangan) keduanya berfungsi sebagai pemicu biaya penting untuk penetapan biaya tidak langsung dan untuk alokasi biaya step-down ke pusat biaya yang menghasilkan pendapatan.

Bagian berikut mengambil kategori biaya yang berbeda – tenaga kerja, persediaan, peralatan dan bangunan, utilitas, dan layanan – dan jelaskan untuk setiap kasus sumber daya mana yang harus diukur, bagaimana biayanya mereka, dan bagaimana menangani setiap biaya yang dibagi antara pusat biaya.

1. Tenaga Kerja·        

• Identifikasi semua staf yang dipekerjakan di rumah sakit.      
• Klasifikasikan staf menjadi pekerja penuh waktu dan paruh waktu. Bagi mereka yang bekerja paruh waktu memperkirakan jam kerja tahunan atau hari kerja.
• Pertimbangkan untuk mengklasifikasikan staf rumah sakit berdasarkan kualifikasi dan kategori lain untuk memberikan tambahan informasi untuk manajemen dan analisis sumber daya rumah sakit. (Beberapa unit rumah sakit seperti ICU dan CCU akan peka terhadap spesialisasi fungsional atau klinis staf, usia, dan karakteristik pribadi dan terkait pekerjaan lainnya).
• Untuk setiap anggota staf atau kelompok staf yang tenaga kerjanya dihitung biayanya, lacak semua elemen berbeda yang berkontribusi pada biaya orang atau kelompok orang tersebut.
• Identifikasi pusat biaya tempat staf ditempatkan. Perhatikan bahwa staf non-klinis akan sering bekerja di departemen medis dan staf klinis dapat dikaitkan dengan layanan dukungan. 

2. Peralatan dan Bangunan

Setiap peralatan dengan masa manfaat lebih dari satu tahun dan dengan nilai pembelian yang tidak murah dan semua bangunan harus diperlakukan sebagai aset tetap atau biaya modal. Pengeluaran untuk sumber daya ini terjadi secara tidak teratur dan perlu disebarkan dengan cara tertentu untuk menghasilkan biaya tahunan.

• Membuat inventarisasi stok peralatan yang digunakan – peralatan medis, furnitur, kendaraan, dan peralatan terkait administrasi. Sertakan perlengkapan yang telah ada disewakan atau disumbangkan serta yang telah dibeli. Ini sangat penting untuk memasukkan barang-barang wakaf bila tidak ada kepastian bahwa dermawan akan mengganti barang yang pernah dihibahkan aset.
• Mengidentifikasi bangunan yang terdiri dari rumah sakit.
• Jika peralatan atau bangunan telah disewa dari pada dibeli, gunakan tahunan atau pembayaran sewa tahunan.
• Tentukan biaya penggantian setiap item. Anda mungkin mendapatkan informasi ini dari catatan pengeluaran atau pembelian (yang akan memberi Anda nilai buku atau biaya akuisisi) atau, terutama untuk peralatan yang telah disumbangkan, dari brosur pemasok atau penilai bangunan.
• Jika nilai yang Anda miliki berkaitan dengan tahun yang berbeda dari tahun yang Anda lakukan penetapan biaya, membuat penyesuaian untuk memperhitungkan pertumbuhan harga umum (inflasi) atau kemajuan dalam teknologi yang mungkin membuat biaya penggantian lebih tinggi atau lebih rendah.
• Tentukan “umur manfaat” dari setiap bagian atau kategori peralatan atau jenis bangunan yang digunakan pedoman akuntansi atau manual pengguna.
• Hitung biaya tahunan peralatan atau bangunan itu. Cara paling sederhana untuk melakukan ini adalah yang disebut metode penyusutan garis lurus di mana nilai aset tetap saat ini dibagi dengan jumlah tahun masa manfaat aset.

3. Farmasi dan Persediaan lain

Obat-obatan mewakili satu-satunya kelompok persediaan terpenting di lingkungan rumah sakit. Proporsi konsumsi yang sangat signifikan dari seluruh anggaran rumah sakit. Tidak seperti tenaga kerja (yang melibatkan sekumpulan besar komponen biaya yang gajinya hanya satu) dan peralatan (yang membutuhkan manipulasi melalui penyusutan untuk menetapkan biaya tahunannya), farmasi relatif mudah untuk  biayanya. Catatan pengeluaran biasanya akan memberikan informasi yang relevan tentang biaya farmasi tahunan dengan cukup lugas dan mengetahui biaya tahunan obat tertentu juga tidak sulit.

4. Utilitas dan Layanan Kontrak

Dalam beberapa kasus, tenaga kerja, pasokan, dan peralatan datang dalam satu paket layanan atau utilitas, dan jauh lebih mudah memperlakukannya sebagai sebuah paket. Contohnya termasuk panas, listrik, air, dan layanan telekomunikasi, pemeliharaan gedung, dan layanan lain yang dikontrak. Informasi tentang total biaya rumah sakit untuk layanan dan utilitas ini umumnya tersedia di catatan pengeluaran. Memutuskan berapa banyak yang akan dialokasikan ke setiap pusat biaya lebih bermasalah. Jarang ada cara untuk mengalokasikan biaya ini secara langsung. Sumber daya dalam grup ini berbagi kesamaan karakteristik menjadi jelas biaya “tidak langsung”.

Ada berbagai pemicu biaya yang dapat dipertimbangkan untuk mengalokasikan biaya bersama antar pusat biaya. Sebagian besar dari biaya ini sebagian besar merupakan fungsi dari ruang yang ditempati oleh pusat biaya (panas, listrik, dan pemeliharaan gedung mungkin termasuk dalam kategori ini), dan persegi meter mungkin merupakan variabel alokasi (atau penggerak biaya) yang cocok untuk digunakan. Hal ini mungkin juga berlaku untuk air, meskipun penggunaan air mungkin lebih baik dialokasikan menurut jumlah keran. Nomor staf atau mungkin total biaya tenaga kerja, peralatan, dan perlengkapan mungkin merupakan variabel alokasi lain yang sesuai untuk utilitas dan layanan ini. 

Sumber : Management Accounting System for Hospitals (MASH)