Kunci Sukses Implementasi Lean Management di Rumah Sakit (Bagian Part 2)

Kunci Sukses

Implementasi Lean Management di Rumah Sakit

(Bagian  2)

Review 

Lean adalah suatu pendekatan yang dapat memberikan produk atau pelayanan dengan kualitas terbaik dalam waktu sesingkat mungkin, dengan biaya serendah mungkin dengan cara menghilangkan berbagai pemborosan (waste) dalam suatu alur proses. Pendekatan lean dapat mengurangi 75-80% masalah dalam suatu organisasi termasuk rumah sakit.

Pada bagian pertama, telah diuraikan tentang pentingnya kepemimpinan dan budaya organisasi untuk suksesnya implementasi lean. Lean akan sukses jika digerakkan oleh komitmen manajemen dan budaya yang mendorong semua orang dalam organisasi untuk terus melakukan upaya perbaikan.

Salah satu bentuk implementasi lean adalah adanya kegiatan Kaizen (perbaikan yang terus menerus). Kaizen harus melibatkan semua orang dalam organisasi. Baik manajer maupun staf. Kegiatan dilakukan secara menyeluruh dan terpadu untuk meningkatkan kinerja di setiap level organisasi. Upaya semacam itu tidak memerlukan sumber daya yang luar biasa.  Suksesnya kegiatan kaizen ditentukan oleh faktor dukungan manajemen, dedikasi organisasi untuk kaizen, pendidikan dan pelatihan^1,2. Sedangkan yang menjadi indikator adanya dukungan manajemen atas, antara lain: 1). Berkomitmen pada waktu. 2). Berkomitmen pada sumber daya termasuk biaya. 3). Membuat keputusan dan kebijakan yang mendukung. 4). Menerima dan mengantisipasi konsekuensi. 5). Menjadi motor penggerak³.

Beberapa organisasi termasuk RS merasa telah mengimplementasikan lean dengan baik. Hasil yang “wah”, kaizen event yang banyak. Namun, seringkali kegiatan tersebut tidak saling terkait. Tidak menjadi budaya.,tidak menjadikan perubahan mendasar atau tahan lama. Hal ini disebut “popcorn” kaizen. Hanya meledak sejenak. Sehingga sebagian besar tantangan yang dihadapi dalam pendekatan lean adalah bagaimana mempertahankan kemanfaatan lean tersebut, lalu menyebarkan manfaat tersebut ke seluruh organisasi. Motor penggerak dari upaya penyebaran dan sustainability tersebut adalah manajer atas atau pimpinan senior. Maka, salah satu kunci untuk mempertahankan lean dalam pelayanan kesehatan adalah membangun sistem agar para pemimpin mengikuti (peduli) terhadap implementasi lean setiap hari.⁴

Lean juga tidak akan berhasil jika hanya diarahkan kepada staf lini terdepan atau hanya digaungkan oleh manajer tingkat menengah. Lean harus diinisiasi dan digerakkan dari top management. Kemudian menyebar ke semua area fungsional RS (keuangan, pemasaran, SDM, sistem informasi, rawat jalan, rawat inap, penunjang, kamar operasi, sampai cleaning services). Pada semua tingkat, dari dewan direksi hingga orang yang berada di garis depan pelayanan atau kantor. Harus mencakup semua value stream dari rantai pasokan sampai ke pelanggan untuk proses demi proses dalam sistem pelayanan RS secara keseluruhan.⁵

Pemberdayaan Staf

Hal penting berikut untuk suksesnya implementasi lean adalah pemberdayaan atau keterlibatan staf. Dalam pelayanan kesehatan termasuk RS, biaya SDM mengambil proporsi yang jauh lebih besar daripada dalam industri manufaktur. Oleh karena itu, memanfaatkan pengalaman mereka, semangat, pengetahuan, pendidikan, dan komitmen yang luas dari staf merupakan peluang yang baik dan sangat berarti bagi organisasi⁴.

Staf perlu dikembangkan dan diberikan otonomi untuk memecahkan masalah dalam kesehariannya.  Staf perlu diberi pemahaman terkait filosofi dasar, prinsip-prinsip lean dan berbagai tools dalam mengimplementasikan lean. Staf adalah individu terdepan yang paling memahami  masalah yang ada dalam lingkungan organisasinya. Staf pula yang diharapkan memiliki ide-ide untuk mengatasi masalah tersebut.

Fokus lean selalu mengembangkan para staf untuk memecahkan masalah sehingga menjadi lebih baik atau lebih bernilai. Dari berbagai masalah staf dapat belajar. Tanpa masalah, tidak akan ada pembelajaran. Tanpa masalah tidak ada perkembangan staf. Oleh karena itu, identifikasi masalah dan kembangkan staf selama proses pemecahan masalah. Semakin banyak staf yang terlibat dalam perbaikan, semakin besar kesempatan organisasi untuk tidak hanya mempertahankan tingkat kinerja yang ada, namun melebihi apa yang ada saat ini. Kuncinya adalah dorong staf untuk berkreasi memecahkan masalah, berikan mereka kesempatan mencoba walau seringkali gagal. Percobaan menciptakan proses belajar, kegagalan bermanfaat sebagai pembelajaran⁴

Lean sangat menghargai dan mendukung staf.  Pemberdayaan atau keterlibatan staf termasuk dokter dan staf penunjang lainnya memberikan dampak balik seperti: 1) Berfokus pada keselamatan dan kesejahteraan staf, 2) Memastikan staf memiliki apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut, 3) Tidak menempatkan staf dalam proses yang salah, 4) Tidak mendorong pemotongan biaya melalui PHK, 5) Tidak membebani staf, 6) Memiliki jumlah SDM yang tepat, 7) Memberikan bantuan dan dukungan bila diperlukan, 8) Tidak menyalahkan staf karena kesalahan sistem, 9) Memungkinkan orang melakukan pekerjaan yang berarti, 10) Memungkinkan staf bekerja sesuai tingkat kewenangannya, 11) Mendengarkan dan melibatkan para staf dalam upaya perbaikan⁶.

1. Strategi dan Pemilihan Metode/Tools

   Dalam pelayanan kesehatan, Lean adalah konsep yang sangat jelas yang berhubungan dengan mutu, keselamatan pasien, biaya, waktu tunggu dan moral staf.  Lean memberikan manfaat pada kelancaran proses dan keselamatan pasien^7,8. Dalam alur pelayanan pasien, fokus lean adalah menghilangkan pemborosan (Waste) dalam proses. Untuk mewujudkan manfaat ini dan untuk keberhasilan implementasi lean berikutnya memerlukan keseimbangan antara filosofi, konsep dan tools implementasinya.

   Beberapa strategi yang dapat membuat implementasi lean menjadi sukses antara lain: (1) Visi dan partisipasi top manajemen, (2) Rasa memiliki dan dorongan penyebarluasan hasilnya, (3) Gunakan fasilitator, baik internal maupun eksternal organisasi, (4) Fokus pada manfaat, (5) Cepat mengimplementasikan, (6) Pilih alat/perangkat lunak atau keras yang tepat, (7) Integrasikan seluruh upaya perbaikan dengan keseluruhan strategi dan operasi bisnis⁹. Sedangkan pemilihan metode, alat dan teknik untuk mengimplementasikan lean dapat mempertimbangkan apakah menggunakan tools yang dikembangkan sendiri atau diadaptasi dari pihak lain⁹. Termasuk tools yang tepat dan dipilih untuk membuat alur proses menjadi bebas waste. 

2. Penutup

   Di Rumah Sakit, Keberhasilan Implementasi LSS memerlukan partisipasi signifikan dari manajer, clinical leadership dan staf klinis di garis depan. Dengan pemberdayaan staf termasuk staf medis dan pemilihan strategi, tools yang tepat, Lean akan sukses memberikan manfaat bagi organisasi. Lean akan mendukung staf dan dokter dalam melaksanakan tugasnya. Lean akan menghilangkan hambatan agar mereka tetap fokus untuk memberikan pelayanan.

Firman

Prodi S3 FK UGM

Topik Disertasi : Implementasi Lean Six Sigma di Rumah Sakit

Sumber:

1. Kotelnikov V. Kaizen and Total Quality Management (TQM). http://www.1000ventures.com/business_guide/mgmt_kaizen_tqc_main.html. Published 2017. Accessed June 1, 2017.
2. Imai M. Gemba Kaizen. Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah Pada Manajemen. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Prestindo; 1997.
3. Suwondo C. Penerapan Budaya Kerja 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) di Indonesia. J MAGISTER Manaj. 2012;1(1):29-48.
4. Berlanga GA, Husby BC. Lean Daily Management for Healthcare Field Book. Boca Raton: CRC Press; 2017.
5. Protzman C, Whiton F, Kerpchar J, Lewandowski CR, Stenberg S, Grounds P. The Lean Practitioner’s Field Book. Boca Raton: CRC Press/Taylor & Francis Group, LLC; 2016.
6. Graban M. Lean Hospitals: Improving Quality, Patient Safety, and Employee Satisfaction. Third. Boca Raton: CRC Press; 2016.
7. Andreamatteo AD, Ianni L, Lega F, Sargiacomo M. Lean in healthcare : A comprehensive review. Health Policy (New York). 2015;119(9):1197-1209. doi:10.1016/j.healthpol.2015.02.002.
8. Moraros J, Lemstra M, Nwankwo C. Lean interventions in healthcare — do they actually work? A systematic literature review. Int J Qual Heal Care. 2016:1-16. doi:10.1093/intqhc/mzv123.
9. Harrison A. What makes Lean/Six Sigma Succed. In: Antony J, Kumar M, eds. Lean Six Sigma: Research and Practice. Ventus Publishing ApS; 2011:175-189.