Reportase: Workshop Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit

Reportase

Workshop Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit

23 – 24 Maret 2017

Kebutuhan masyarakat terhadap layanan publik termasuk kesehatan harus dapat diakses dengan mudah, cepat, akurat, bermutu, dan dengan biaya terjangkau. Sarana kesehatan seperti rumah sakit semakin berkompetisi dan bertahan diantara para pesaingnya, apalagi saat ini pasar bebas di sektor kesehatan sudah berjalan. Masalahnya apakah rumah sakit termasuk SDM di dalamnya siap menghadapi perubahan tersebut?. Rumah sakit harus mempertimbangkan resiko dan juga harus memperhatikan pasien (pelayanan berfokus pada pasien). Untuk itulah diperlukan perencanaan SDM RS yang dapat memfasilitasi manajemen resiko RS dan pelayanan berfokus pada pasien terlebih menurut rencana pada 1 Januari 2018 revisi akreditasi rumah sakit versi 2012 akan diberlakukan.

SDM RS perlu dipersiapkan melalui perencanaan, orientasi, pendidikan dan pelatihan, serta perlu adanya evaluasi kinerja untuk SDM. Pimpinan RS mesti bekerja sama untuk mengetahui jumlah dan jenis staf berdasarkan usulan masing-masing unit. Proses kredensial mesti dilakukan saat perekrutan SDM karena mereka yang terlibat langsung dengan pasien. Selain itu, RS perlu memberikan kesempatan bagi staf untuk selalu belajar.

Tim perencanaan SDM di RS perlu untuk merencanakan dan mempersiapkan SDM dengan memperhatikan budaya kerja, motivasi kerja, beban kerja, kepuasan kerja, kinerja dan fasilitas kerja. Pada sesi ini akan dibahas mengenai penghitungan beban kerja. Menurut Prof. Dr. drg. Yaslis Ilyas, MPH, HIA, AAK menghitung beban kerja bukanlah suatu hal yang mudah. SDM seperti perawat sering mengeluh kekurangan tenaga karena mereka sangat sibuk dan beban kerja tinggi padahal hal tersebut dapat disebabkan karena kurangnya kerja keras ataupun saat jam kerja tidak bekerja penuh waktu. Selama ini menghitung beban kerja personil dengan mengobservasi apakah beban kerja yang ada dapat diselesaikan dengan waktu yang tersedia.

Terdapat beberapa pendekatan secara ilmiah untuk menghitung beban kerja seperti metode work sampling, time and daily motion study, dan daily log. Metode work sampling yang menjadi pengamatan adalah aktivitas asuhan keperawatan yang dilakukan perawat sehari-hari di ruang kerja. Personil yang diamati lebih banyak jumlahnya, kualitas kerja tidak terdeteksi, lebih sederhana, dan lebih mudah. Dibandingkan dengan metode time and motion study dengan menentukan sampel lebih kecil jumlahnya dan kegiatan diamati secara keseluruhan. Kualitas kerja merupakan tujuan, lebih melelahkan, dan biaya lebih mahal. Sedangkan metode daily log merupakan bentuk lebih sederhana dari work sampling. Metode ini mencatat semua kegiatan dan lama waktu mengerjakan setiap jenis pekerjaan. Dalam hal ini, diperlukan kerja sama personil yang mengisi sehingga hasilnya akurat.

Metode – metode tersebut sebenarnya dapat memberikan hasil yang akurat namun membutuhkan tenaga ahli, waktu yang panjang, dan biaya yang mahal. Di sisi lain, manajemen RS kesulitan untuk melaksanakannya sendiri dan kemungkinan bias karena faktor personil menghitung beban kerja sendiri. Untuk meminimalkan problem yang dihadapi tersebut, maka terdapat alternatif menghitung beban kerja menggunakan metode Ilyas. Metode ini menggunakan pendekatan demand sehingga beban kerja tergantung pada volume transaksi bisnis yang dilakukan setiap personil. Untuk menghitung beban kerja personil, dibutuhkan informasi akurat mengenai kejelasan kegiatan utama atau penunjang setiap personil, waktu yang dibutuhkan untuk setiap jenis kegiatan, jenis dan jumlah kegiatan per hari, per minggu, per bulan, atau per tahun, jumlah jam kerja efektif per hari, dan jumlah hari kerja efektif dalam setahun.

Sebagai contoh untuk menghitung kebutuhan tenaga perawat dapat menggunakan rumus dasar

255 merupakan hari kerja efektif perawat per tahun (365 – (12 hari libur nasional, 12 hari libur cuti tahunan)x ¾). Misal rata-rata jam perawatan selama 24 jam adalah 3.5 jam, jumlah TT 100, dan BOR rata-rata 70% maka kebutuhan tenaga perawat dapat dihitung sebagai berikut.

Jadi jumlah perawat yang dibutuhkan 59 orang (pembulatan). Hal tersebut dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing rumah sakit. Demikian pula untuk masing-masing layanan penunjang dan manajemen dapat dihitung kebutuhan personil. Jika telah diperoleh analisis situasi dan kebutuhan personil maka RS dapat melakukan analisis kesenjangan personil.

Melalui metode ini manajemen RS dapat mengetahui jenis dan jumlah kebutuhan SDM secara efisien sehingga RS melakukan rekruitmen personil secara tepat dan efisien sesuai dengan beban kerja. Di mana secara finansial RS dapat melakukan penghematan biaya SDM yang cukup besar (EL).

Sumber :

• Ilyas, Yaslis, Perencanaan SDM Rumah Sakit : Teori, Metoda, dan Formula, Cetakan Keempat, September 2013.
• Materi Pelatihan Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit, 23 – 24 Maret 2017, Jakarta, kerja sama PERSI dan Yaslis Institute.

Reporter: Elisabeth Listyani