Strategi Penyelenggaraan SIM-RS Open Source
di Rumah Sakit Umum Daerah
SIM-RS saat ini merupakan kebutuhan yang harus dimiliki oleh sebuah rumah sakit. Dengan adanya SIM-RS banyak hal yang dapat dilakukan oleh manajemen rumah sakit diantaranya memudahkan dan mempercepat waktu pelayanan pasien, mempermudah untuk memantau kinerja rumah sakit dan pembuatan laporan-laporan dan memudahkan untuk memperoleh data yang dapat dipergunakan sebagai pendukung keputusan manajemen. Jangka panjang akan banyak sekali kebutuhan-kebutuhan rumah skait yang dapat difasilitasi oleh SIM-RS.
SIM-RS dalam penerapannya akan menyerap biaya dan investasi yang relatif besar. Untuk itu, rumah sakit daerah harus mempertimbangkan masak-masak membuat strategi dalam memilih SIM-RS, prioritas implementasi dan pengembangan SIM-RS.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mengurangi besarnya biaya maupun investasi adalah menggunakan software yang bersifat open source. Saat ini sudah banyak dijumpai software open source untuk rumah sakit. Akan tetapi, dalam pemilihan software open source tersebut juga perlu kejelian, agar software tersebut dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
Dalam penyelenggaraan software SIM-RS open source, rumah sakit harus melakukan tahapan-tahapan seperti berikut ini:
- Self assessment kesiapan rumah sakit daerah
Rumah sakit harus bisa menilai seberapa kesiapannya dalam menerapkan SIM-RS. Dengan mengetahui tingkat kesiapannya, rumah sakit dapat merencanakan perkiraan biaya dan investasi yang harus dipersiapkan serta penyesuaian-penyesuaian terhadap budaya organisasi maupun bisnis proses yang saat ini berjalan.
Kesiapan yang utama dan sering menjadi batu ganjalan dalam implementasi SIM-RS adalah hardware dan jaringan. Manajer rumah sakit harus menilai kebutuhan hardware beserta jenis hardwarenya untuk implementasi yang akan dilakukan. Sedangkan terkait jaringan, manajer rumah sakit harus mempersiapkan jaringan komputer yang aman dan menjamin koneksi antar komputer tidak bermasalah.
Selain itu, manajer rumah sakit harus siap melakukan penyesuaian baik perubahan budaya kerja, bisnis proses dan pendampingan terhadap pengguna.
- Memilih software open source
Software SIM-RS open source sangat banyak dijumpai, tetapi banyak software tersebut yang dikembangkan oleh pengembang dari luar negeri. Model aplikasi SIM-RS di luar negeri relatif banyak perbedaan dengan bisnis proses yang dijumpai di rumah sakit daerah. Apabila memilih software ini maka akan banyak penyesuaian yang dilakukan. Hal ini tentu membutuhkan tenaga IT yang mumpuni.
Untuk SIM-RS open source yang beredar di Indonesia masih sedikit dijumpai. Kementrian Kesehatan mengembangkan SIM-RS UGOS, PKMK FK UGM mengembangkan SIM-RS PKMK open source dan ada pengembang swasta pula yang mengembangkan SIM-RS open source.
Dalam memilih SIM-RS open source ada beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan oleh manajer rumah sakit, antara lain:
- Kesesuaian bisnis proses software dengan bisnis proses rumah sakit
- Kesesuaian dengan kebutuhan rumah sakit
- Kontinuitas pengembangan
- Komunitas pengguna software SIM-RS tersebut
- Kemudahan dalam penggunaannya
- Ketersediaan hardware pendukung yang kompatible dengan software yang akan digunakan
- Keamanan sistem yang terjamin
- Komitmen manajemen rumah sakit dan seluruh sumber daya manusia yang akan menggunakan SIM-RS
Penyelenggaraan SIM-RS dimulai dari tahap persiapan, implementasi dan pengawasan. Dari ketiga tahapan tersebut harus dilakukan dengan komitmen tinggi dari sumber daya manusia yang terlibat. Tahap persiapan dibutuhkan keseriusan oleh staf IT yang kompeten sampai system siap dijalankan. Tahap implementasi memerlukan komitmen user dari SIM-RS dalam hal input data. Tahap pengawasan memerlukan komitmen tinggi dari pihak manajemen agar SIM-RS dapat diselenggarakan dengan baik.
Ketiga tahapan penyelenggaraan SIM-RS tersebut tidak dapat berjalan sendiri-sendiri, melainkan saling bergantung satu sama lain. Evaluasi dari penyelenggaraan SIM-RS perlu dilakukan untuk menjamin agar SIM-RS dapat terselenggara sesuai dengan cita-cita awal rumah sakit menggunakan SIM-RS.
Penyelenggaraan SIM-RS memang tidak semudah yang dibayangkan dan pasti ditemui beberapa kendala dalam prosesnya, namun dengan komitmen bersama , pasti akan terlahir solusi yang terbaik yang bisa dilakukan tanpa menghambat penyelenggaraan SIM-RS
- Memiliki staf IT yang kompeten dan membentuk unit khusus yang fokus pada pemahaman, implementasi dan pengembangan SIM-RS
Implementasi SIM-RS tidak bisa lepas dari keberadaan staf IT di rumah sakit. Staf IT harus menguasai hal teknis kebutuhan implementasi SIM-RS, mulai dari software (bahasa pemrograman dan database), hardware dan jaringan. Kompetensi dari staf IT tidak hanya dalam proses instalasi saja, melainkan juga untuk mengatasi permasalahan/ troubleshooting dalam penyelenggaraan SIM-RS.
Selain memiliki kompeten, staf IT dituntut agar fokus dalam penyelenggaraan SIM-RS. Staf IT tidak hanya memepersiapkan installasi SIM-RS saja, melainkan juga maintenance dan melakukan pengembangan SIM-RS agar kedepannya dapat memenuhi banyak kebutuhan rumah sakit.
- Menyiapkan hardware dan jaringan untuk mendukung implementasi SIM-RS
Disamping komitmen, rumah sakit wajib menyiapkan hardware dan jaringan untuk mendukung implementasi SIM-RS. Tanpa hardware dan jaringan, SIM-RS tidak bisa diselenggarakan. Hardware dan jaringan disesuaikan dengan kebutuhan software, karena tidak semua software kompatibel dengan hardware dan jaringan yang sembarangan.
Hardware dan jaringan harus mencukupi sesuai dengan lingkup implementasi. Apabila hal ini tidak terpenuhi maka SIM-RS tidak dapat berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan suatu sistem bekerja saling berkaitan, ketika salah satu titik dalam implementasi tidak terpenuhi hardware dan jaringannya maka akan mengganggu hasil dari SIM-RS.
- Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan SIM-RS
Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan SIM-RS bisa dilakukan dengan beberapa kegiatan, antara lain
- Advokasi dan sosialisai
Kegiatan advokasi dan sosialisasi bertujuan untuk membangun persamaan persepsi dan komitmen dalam penyelenggaraan SIM-RS seluruh SDM yang terkait.
- Pendidikan dan pelatihan
Pendidikan dan pelatihan SDM diperlukan untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam penyelenggaraaan SIM-RS
- Bimbingan teknis
Bimbingan teknis juga dibutuhkan agar SDM memiliki pengetahuan teknis penyelenggaraan SIM-RS
- Monitoring dan evaluasi
Moitoring dan evaluasi diperlukan untuk meningkatkan mutu dan mengembangkan penyelenggaraan SIM-RS. Monitoring dan evaluasi bisa dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal rumah sakit.
- Advokasi dan sosialisai
Dengan melakukan beberapa tahapan tersebut, besar kemungkinan penyelenggaraan SIM-RS di rumah sakit bisa berjalan dengan baik. (win)
