05 Nov2013

Upaya Penekanan/Pengendalian Biaya Universitas Pittsburgh

05/11/2013.

Upaya Penekanan/Pengendalian Biaya Universitas Pittsburgh;

Laporan dan dokumentasi Universitas Pittsburgh dalam upaya pengendalian biaya di tahun fiskal 2009 s.d tahun fiskal 2012, 12 Februari 2012

Tulisan ini memberikan perspektif baru mengenai bagaimana sebuah lembaga pendidikan yang juga menyelenggarakan pendidikan bagi tenaga medis mengendalikan biayanya – termasuk mengendalikan penggunaan energi sebagai salah satu komponen biaya terbesar. Strategi cost containment yang diterapkan bisa menjadi inspirasi bagi lembaga pelayanan kesehatan khususnya rumah sakit, yang memiliki sifat sama, yaitu menyediakan pelayanan publik.

Strategi dan pendekatan yang dilakukan oleh Universitas Pittsburgh dalam penekanan / pengendalian biaya antara lain:

Menjalin kontrak kerjasama dengan pihak ketiga,
Melakukan program pengeluaran untuk pembelian kebutuhan secara ekonomis,
Melakukan pelayanan dan operasional dengan menggunakan sistem satu pintu,
Memanfaatkan kecanggihan sistem teknologi informasi,
Pemanfaatan energi listrik dengan sistem otomatis,
Pemanfaatan energi – energi alternatif serta penggabungan beberapa ruang,
Memaksimalkan kinerja dan produk sistaf dengan pemberian reward,
Melakukan kerjasama yang baik dengan pihak ketiga untuk memberikan asuransi kesehatan, asuransi jiwa, ataupun pensiun kepada karyawan,
Membatasi pengeluaran untuk perjalanan dinas dan rapat.

Langkah – langkah universitas sangat didukung oleh pemerintah setempat dengan memberikan beberapa pedoman dan petunjuk antara lain:

Memberikan dorongan kepada universitas untuk melanjutkan investasi dalam pendidikan sebagai kekuatan inti dari universitas,
Mendorong universitas untuk melakukan penelitian – penelitian dan penggunaan sumber daya manusia secara maksimum,
Melakukan peningkatan kualitas sumber daya manusia untuk pengajaran dan pelayanan publik,
Melakukan efisiensi tanpa mengorbankan keunggulan dengan menggunakan teknologi terbaik yang tersedia untuk penekanan biaya.

Menjalin kerjasama kontrak dengan pihak ketiga dilakukan dengan cara yang lebih aktif dan penuh inisiatif dalam negosiasi kontrak serta re-negosiasi kontrak yang ada untuk meningkatkan penghematan biaya. Misalnya manajemen kontrak untuk pembelian fasilitas listrik dan gas alam dari berbagai pemasok energi melalui perjanjian penetapan harga yang masa kontraknya bervariasi sesuai dengan kondisi pasar. Kontrak jangka panjang akan lebih menguntungkan dan efisien. Contoh nyata terjadi pada kontrak pengadaan energi listrik selama lima tahun, dari 1 Januari 2012 sampai 31 Desember 2016. Meskipun ada kenaikan tarif listrik, namun penghematan anggaran tetap dapat dilakukan sebesar USD 17 juta selama lima tahun kedepan.

Sentralisasi pengeluaran / pembelian dan pengawasan kebutuhan, membeli komponen – komponen yang dapat digunakan kembali(re-use) serta menggunakan proyek – proyek yang sukses sebagai model/contoh (lesson learnt) juga cukup efektif. Dari program ini juga dihasilkan penghematan sekitar USD 78 juta dalam empat tahun terakhir.

Pelayanan dan operasional menggunakan sistem satu pintu untuk memudahkan proses pelayanan dan pemantauan secara berkala. Dari program ini penghematan yang berhasil dilakukan adalah sebesar USD 3,4 juta dolar setiap tahunnya.

Sistem teknologi informasi dimanfaatkan dengan cara memindahkan data ke server virtual atau utama, otomatisasi layanan dan proses serta melakukan perbaikan telekomunikasi(misalnya menggunakan infrastruktur virtual), memungkinkan untuk membuat server virtual dari unit-unit sekelompok yang terpusat menuju server fisik. Hal ini akan mengurangi biaya dan menghilangkan pembelian server baru untuk setiap proyek virtualisasi server. Dengan program ini departemen akan menghemat USD 2,7 juta(termasuk penghematan daya/energi) antara TA 2011 dan TA 2012.

Pemanfaatan energi listrik dilakukan dengan sistem otomatis dan desain Green World untuk setiap bangunan atau konstruksi baru, pengembangan program bagi alat-alat atau fasilitas yang menggunakan listrik dengan sistem otomatis, instalasi pencahayaan dengan LED, sensor cahaya, dan retrofit proyek pencahayaan dari luar gedung. Dari program ini juga dihasilkan penghematan sebesar USD 3,25 juta pada rentang tahun 2009 – 2011.

Pemanfaatan ruangan-ruangan secara maksimum dengan mengkonsolidasikan ruang dan menciptakan ruang-ruang multi-guna atau penggabungan ruangan. Hal ini akan memaksimalkan pemanfaatan fasilitas. Selain itu, pengembangan gedung dilakukan dengan melihat skala prioritas untuk renovasi dan konstruksi baru yang selaras dengan tujuan akademik dan sumber daya kelembagaan dari program. Ini menghasilkan penghematan biaya sebesar USD 5 juta.

Kinerja dan produksi staf dimaksimalkan dengan pemberian reward. Selainitu, penilaian kebutuhan dan prioritas dari masing-masing staf dilakukan secara terus menerus melalui pendampingan bagi para staf dengan konsultan dari luar, penempatan sumber daya secara tepat sesuai dengan kompetensi dan keahlian masing-masing staf, memberikan kemudahan bagi staf dan mengoptimalisasi proses untuk menangani volume yang lebih tinggi, sistem absensi yang termonitor yakni bagi staf yang rajin akan di berikan kompensasi waktu dan insentif. Intinya, pengelolaan SDM yang tepat juga akan mendatangkan efisiensi anggaran yang signifikan bagi organisasi dan sebaliknya, pengelolaan yang tidak tepat akan berdampak pada pemborosan.

Program-program yang dilaksanakan secara detil oleh Universitas Pittsburgh disertai dengan komitmen dari pimpinan dan seluruh karyawan, serta didukung pemerintah setempat. Dengan demikian, upaya penghematan biaya atau penekanan biaya berhasil dilakukan, sehingga dapat kita jadikan sebagai contoh. Dampak dari penghematan ini bukan hanya berupa keuntungan finansial namun juga strategi-strategi dalam upaya efisiensi energi.(ar)
Untuk membaca selengkapnya silahkan