Reportase
Seri Webinar Lean Management Hospital:
Dampak Implementasi Lean Terhadap Kinerja Keuangan
Rabu, 23 Juli 2025
Seri webinar dibuka oleh Dr. Firman, MPH yang menyampaikan bahwa lean management ini memiliki dampak positif bagi RS, salah satunya memiliki manfaat dalam finansial. Implementasi Lean di RS tersebut berhasil menghasilkan efisiensi hingga mencapai 30%. Studi sebelumnya juga membuktikan bahwa aplikasi Lean pada RS, pengembalian investasi cukup tinggi dalam 3 bulan, hingga 2000% dalam 1 tahun, meski pada tahun pertama belum dirasakan dampak finansialnya.
Dr. Anastasia Susty A., M.Si., Akt., CA., CRP., AMA selaku narasumber memaparkan materi terkait analisis keuangan dalam implementasi Lean Hospital. Implementasi Lean di RS didorong oleh tarif sistem JKN, tuntutan kualitas, serta peningkatan kompetisi RS yang semakin ketat. Analisis biaya digunakan dalam implementasi lean agar apa yang sudah kita implementasikan akurat dan selaras dengan tujuan awal kita, yaitu menciptakan customer value. Prinsip yang digunakan dalam analisis biaya yaitu value stream costing, laporan biaya yang jelas dan mudah dipahami, memakai bahasa yang mudah dipahami, analisis kapasitas value stream, serta indikator kinerja yang terintegrasi. Sehingga, semua sistem yang kita gunakan dalam implementasi Lean ini harus disesuaikan agar selaras satu sama lain.
Hal-hal yang harus diubah dalam penerapan lean management hospital meliputi, ukuran kinerja yang berbasis pada proses dan terintegrasi dengan strategi, lean cost management dengan value stream costing yang berbeda dengan pelaporan eksternal, the box score dengan analisis kapasitas value stream dan evaluasi secara terus menerus (daily/monthly/weekly), serta pengurangan transaksi non value added.
Lean hospital merupakan berbasis proses, maka pendekatan yang digunakan harus relevan, salah satunya adalah activity based management (ABM), yang terdiri dari dimensi cost (ditinjau dari cost activity) dan dimensi proses untuk melakukan penilaian kinerja aktifitas. ABM Implementation Model digambarkan dengan Activity Based Costing (ABC) untuk meningkatkan pengambilan keputusan, kemudian setelah kita sadar akan biaya yang kita kurangi, maka proses pelayanan akan meningkat. Perbedaan antara traditional costing dan ABC, yaitu traditional costing merupakan biaya agregat, sedangkan ABC lebih mengidentifikasi biaya dari kelompok aktivitas, sehingga lebih relevan dalam penerapan lean. Dalam metode ABC tersebut dapat digunakan matriks EAD untuk mengidentifikasi aktifitas dan sumber daya menjadi lebih sederhana. Matriks tersebut berisi rincian aktivitas yang dilaksanakan kemudian berapa presentase yang digunakan dalam setiap proses pelayanan. Berikutnya, dilakukan perhitungan biaya per aktifitas. Setelah dihitung cost driver dan total biaya, maka biaya tersebut dibebankan ke obyek biaya/produk yang dimiliki dengan Matriks EPD, dimana dalam matriks tersebut dikelompokkan pasien-pasien yang dihitung biayanya dalam setiap proses pelayanan.
Time Driven Activity Based Costing juga dapat digunakan untuk mengkonversi cost driver dalam satuan waktu, contohnya dapat digunakan di rangkaian unit rawat jalan meliputi proses pendaftaran, pemeriksaan fisik, konsultasi dan tindakan, farmasi hingga pembayaran. Hasil akhir dari pendekatan ini akan diketahui presentase kapasitas praktis sumber daya yang digunakan selama proses pelayanan, serta kapasitas waktu dan biaya yang digunakan (used capacity) maupun yang tidak kita manfaatkan (unused capacity). Berikutnya, dari unused capacity tersebut dapat mulai direncanakan strategi untuk mengurangi kegiatan yang tidak digunakan tersebut.
Langkah-langkah yang bisa kita terapkan untuk lean management dari segi biaya ini meliputi identifikasi value stream, identifikasi aktivitas non value added, identifikasi strategi untuk mengeliminasi aktivitas, membuat laporan biaya yang non value added, menyusun standar baru (standar kaizen), kemudian menilai kinerja aktivitas, meliputi laporan biaya non value added dan laporan tren biaya non value added. Dalam identifikasi value added dan non value added, non value added didefinisikan sebagai aktifitas bisa dikurangi atau dieliminasi karena tidak memberikan value bagi pasien, seperti over production, motion, waiting, defect, serta over-processing.
Pengukuran kinerja lean dilakukan dengan pengukuran proses, pengukuran value streams, serta pengukuran penerimaan institusi dalam penerapan lean management. Pengukuran proses ini dapat dilakukan dengan mengontrol proses, identifikasi defect, mengidentifikasi penyebab masalah, serta cara menyelesaikan masalah dan improvement yang dilakukan. Pengukuran value stream dilakukan dengan mengukur kinerja value stream, serta bagaimana peran tim yang bertugas dalam continuous improvement untuk menghasilkan hasil yang lebih baik. Terakhir, pengukuran dalam tingkat keseluruhan sistem di RS dilakukan dengan leadership yang kuat untuk membangun strategi agar lean ini dapat diimplementasikan dengan baik sehingga hasilnya sesuai dengan apa yang diharapkan
Implementasi lean management ini tentu tidak lepas dari tantangan meliputi dukungan manajemen puncak, kemauan untuk berubah, serta dukungan sumber daya. Oleh karena itu, lean tersebut harus disadari dan terus disosialisasikan kepada seluruh staff di RS agar tercipta continuous improvement.
Reportase : Bestian Ovilia Andini (PKMK UGM)
