Reportase
Seri Webinar : Lean Hospital Management
Sesi 1: Konsep Lean, Peran Standar dan Analisis Pemborosan dalam Implementasi Lean Management
16 Juli 2025
Seri Webinar dibuka dengan pembahasan terkait dengan konsep Lean, peran standar dan analisis pemborosan dalam implementasi Lean Management oleh Dr. Firman, MPH. Lean management ini diterapkan dengan harapan untuk meraih profit, mempertimbangkan investasi yang berdasarkan data, serta membantu mengatasi masalah di fasilitas pelayanan kesehatan. seperti regulasi yang massif, klaim terlambat, persediaan terlambat/kurang/habis, tempat terbatas, layanan tidak tepat, miskomunikasi, biaya meningkat, kurang SDM, dsb. Berdasarkan pengalaman implementasi Lean yang telah dilakukan, fasilitas pelayanan kesehatan dapat mencapai efisiensi, pelayanan lebih efektif dan output dapat tercapai. Berdasarkan review artikel sebelumnya, implementasi lean management tersebut juga dapat mengurangi waktu tunggu, serta peningkatan ROI hingga mencapai 200% dalam 4 bulan di Royal Bolton Hospital.
Implementasi Lean Management ini bukan hanya dilakukan untuk manajerial saja, melainkan juga berdampak pada kasus-kasus dalam pelayanan klinis, misalnya untuk pasien kemoterapi dan pasien pasca operasi. Lean ini tidak hanya bermanfaat untuk pasien, namun juga memberi manfaat untuk pengguna serta pemilik RS.
Lean management ini berfungsi untuk memperbaiki proses melalui penciptaan nilai (value) dan mengeliminasi beban (waste). Implementasi lean ini tentunya tidak bisa dilakukan hanya sekali dua kali, namun harus dilakukan terus menerus sampai menjadi budaya, sehingga tercipta continuous improvement. Dengan memenuhi value pelanggan, tidak hanya loyalitas pasien, namun profit yang didapat juga lebih besar. Selain itu, untuk meningkatkan value, kita harus mengeliminasi waste, seperti mengurangi defect (kesalahan), mengurangi over production (mengulang prosedur), waiting (mengurangi waktu menunggu antar tahapan proses), non utilized skill (tidak memanfaatkan skill staf atau tidak menempatkan staf pada posisi yang tepat), mengurangi transportasi yang tidak perlu, menghindari persediaan yang berlebihan, menghindari mobilitas orang yang tidak perlu karena letak alat/bahan yang dibutuhkan jauh, serta mengurangi tindakan yang tidak bernilai dan tidak sesuai dengan kebutuhan pasien (extra processing).
Analisa waste dilakukan berdasarkan data dengan cara identifikasi prioritas kasus yang high volume, high risk dan high cost. Berdasarkan contoh sebelumnya, implementasi lean dilakukan dengan observasi terlebih dulu dan mengolah data sampai analisis data. Kemudian, dilakukan implementasi tools lean yang sesuai, dilakukan observasi, analisis dan membandingkan value added ratio untuk analisis efisiensi. Selanjutnya, dilakukan sosialisasi alur, tujuan serta manfaat implementasi, uji coba. Berikutnya, dilakukan sosialisasi manajemen lean, workshop serta FGD untuk implementasi lean. Dari penelitian tersebut, maka didapatkan simpulan bahwa lean ini bisa berhasil jika dilakukan standarisasi.
Sesi diskusi dibuka dengan pertanyaan dari Indah Nur Fitriyana terkait bagaimana cara untuk implementasi lean. Implementasi dapat dilakukan dengan penyesuaian kemampuan masing-masing instalasi terkait, meskipun itu hanya tindakan kecil, namun dampak yang dihasilkan bisa besar. Upaya tersebut dapat didahului dengan sosialisasi terlebih dahulu untuk membantu mengubah mindset dan menjadikan Lean sebagai budaya. Implementasi Lean secara menyeluruh memang butuh waktu lama, minimal 1 tahun bagi seluruh RS, namun Lean ini dapat terus menerus dipraktekkan sehingga tercipta continuous improvement.
Berikutnya, dr. Andreas juga menanyakan hubungan mutu, patient safety dengan penerapan Lean Management dan bagaimana cara menerapkannya agar bisa menjadi indikator mutu di RS. Upaya yang dilakukan dapat berupa pemenuhan kebutuhan pelanggan yang dilakukan secara terus menerus, seperti mengurangi waktu tunggu yang telah menjadi indikator utama di RS. Selain itu, untuk memenuhi value added ratio dapat dilakukan dengan efisiensi waktu tunggu tersebut.
Pertanyaan selanjutnya dari RS Elizabeth yaitu bagaimana kunci keberhasilan Lean dari management agar sampai ke unit di RS. Inisiatif Lean Management ini memang diinisiasi oleh top management, dikontrol oleh middle manager, sehingga akhirnya bisa diterapkan ke seluruh staf di RS. Middle manager ini dapat mengingatkan kembali untuk tetap melakukan implementasi lean.
Afif Riyanto bertanya bagaimana cara membentuk tim lean. Tim Lean ini dibentuk 3-5 orang, disesuaikan dengan kebutuhan implementasi lean. Selain itu, seluruh anggota tim harus dapat menyampaikan kebutuhan berdasarkan tugasnya masing-masing. Berikutnya, lean tersebut dapat disosialisasikan agar seluruh staf dapat mengikuti budaya tersebut.
Reportase : Bestian Ovilia Andini (PKMK UGM)
