Pelatihan Manajemen Proyek

Pelatihan Manajemen Proyek:

Penggunaan Microsoft Project/Project Libre sebagai alat

dalam Mengelola Suatu Kegiatan

Senin-Rabu, 5-7 Agustus 2019

pkl 10.00-12.00 Wib

Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan

Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan

Universitas Gadjah Mada

 Pengantar

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasi, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sedangkan efisien berarti tugas yang dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Dalam mengelola suatu lembaga penelitian tidaklah mudah, diperlukan SDM yang sangat kuat.  Dalam menjalankan kegiatan di lembaga ini, SDM sebagai pendukung utama diharapkan memiliki kompetensi yang memadai. Dari sisi content, dibutuhkan para konsultan ahli/tenaga ahli yang relevan. Salah satu strategi yang dapat dilakukan dengan mengembangkan sistem kemitraan dengan narasumber / konsultan ahli yang berstatus part-time. Tenaga ahli di bidang kesehatan ini bisa terdiri dari  para praktisi (Dinas Kesehatan, Rumah Sakit dan Klinisi) dan dosen-dosen di lingkungan universitas (Bagian IKM, Fakultas Kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, dll). Sedangkan dari sisi manajemen, dibutuhkan SDM sebagai tenaga pendukung (supporting staff) untuk dapat mengelola manajemen lembaga secara efektif dan efisiensi.

Dalam mengelola suatu kegiatan atau proyek, kita diharapkan melakukan lebih dengan keadaan yang kurang. Kita juga diminta untuk memberikan kontribusi bagi organisasi. Ketika organisasi menjadi jaringan proyek yang simultan, kita akan semakin sering bertanggung jawab atas manajemen proyek.

Suatu kegiatan atau proyek dapat dilakukan dalam jangka pendek dan jangka panjang, maka nilai penting dari manajemen proyek menjadi berkembang. Proyek penuh dengan ketidakpastian, khususnya dalam hal waktu. Kita dapat meningkatkan efektifitas manajerial melalui manajemen proyek yang baik, yang memungkinkan kita untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan dengan lebih efektif.

Manajemen proyek yang efektif memastikan bahwa proyek dapat memenuhi keinginan klien, diselesaikan tepat waktu, dan diselesaikan di bawah anggaran. Untuk menghindari kegagalan suatu proyek maka kita harus melakukan komunikasi yang baik dan hal ini merupakan suatu keharusan, dan membuat suatu rencana kerja yang jelas serta dikomunikasikan kepada semua anggota tim dengan jelas.

Dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen proyek yang sehat, maka kegagalan suatu proyek dapat dihindari. Proyek adalah serangkaian tugas yang diselesaikan untuk mencapai hasil utama. Proyek tidak sama dengan tanggung jawab sehari-hari kita. Tanggung jawab sehari-hari kita bersifat terus menerus. Proyek mempunyai awal dan akhir yang jelas. Rentang waktu proyek dalam jangka waktu tertentu memerlukan manajemen khusus.

Proyek ada di semua tingkat organisasi – strategis, taktis dan operasional. Untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan baik maka pendekatan sistematis manajemen proyek perlu dilakukan. Proyek bisa dianggap terjadi dalam 4 fase yaitu :

Fase 1  : Persiapan

Fase 2  : Perencanaan (termasuk penjadwalan)

Fase 3 : Pelaksanaan

Fase 4 : Terminasi / closing 

Namun ada satu proses yang harus dilakukan secara terus menerus dalam keempat fase di atas yaitu proses pengawasan (controlling process).  Untuk mempermudah dalam melaksanakan fase demi fase, maka diperlukan suatu alat untuk membantu dalam proses penjadwalan dan pengawasan pekerjaan dengan program Microsoft Project / Project Libre.

 Tujuan Umum

Secara umum peserta diharapkan mampu merencanakan kegiatan dan membuat penjadwalan berbasis aktivitas dalam konteks manajemen proyek dengan alat bantu Microsoft Project / Project Libre.

 Tujuan Khusus :

Diharapkan peserta dapat :

1. Memahami kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan output masing-masing kegiatan;
2. memahami keterkaitan penjadwalan dengan manajemen proyek;
3. membuat penjadwalan berdasarkan alat bantu

 Hasil yang Diharapkan

Dengan mengikuti pelatihan ini maka peserta diharapkan dapat membuat penjadwalkan dengan menggunakan alat bantu Microsoft Project/Project Libre sesuai dengan pekerjaan yang sedang dan/atau akan dilakukan.

 Peserta

Peserta yang diharapkan hadir adalah:

1. Ketua Tim Proyek
2. Manajer Divisi/Manajer Proyek.
3. Peserta Pelatihan Konsultan Manajemen Kesehatan Tahap 2

Waktu

Pelatihan ini dilaksanakan pada tanggal 5 – 7 Agustus 2019.

 Fase Persiapan

(31 Juli – 2 Agustus 2019)

Install Microsoft Project / Project Libre

Para peserta dapat melakukan install Project Libre (open source) di laptop  masing-masing. Software ini dapat di sesuaikan dengan operating system masing-masing.

Link Software Windows : klik http://sourceforge.net/projects/projectlibre/

Link Software Apple Mac : klik https://www.macupdate.com/app/mac/29072/projectlibre

Materi Pertemuan 1

Project Charter Manajemen Proyek KSI    Contoh File Project Libre

Materi Pertemuan 2    Materi Pertemuan 3

Materi Presentasi 4

 Pertemuan Tatap Muka/Webinar

(5-7 Agustus 2019 pkl 10.00-12.00 Wib)

Link Webinar: https://attendee.gotowebinar.com/register/3127163202344113155

Webinar ID: 609-565-043

*Link webinar sama untuk ketiga pertemuan tersebut

Fasilitator : Sealvy Kristianingsih