Pondasi Dasar Implementasi Lean Management di Rumah Sakit

Dalam sebuah webinar, seorang peserta mengungkapkan kebingungannya mengenai cara menjaga keberlanjutan implementasi berbagai alat atau pendekatan di suatu organisasi, termasuk Lean Management. Diakui, banyak organisasi, termasuk rumah sakit, mencoba menerapkan berbagai pendekatan untuk mencapai tujuan mereka. Sayangnya, tidak semua implementasi tersebut berkelanjutan. Banyak perbaikan yang dilakukan hanya bersifat sementara dan kemudian hilang setelah satu atau dua tahun. Fenomena ini dikenal dalam Lean sebagai “popcorn kaizen” – hanya meledak sesaat. Untuk menghindari hal ini, Lean membutuhkan pemahaman konsep dasar, komitmen dan kepemimpinan yang kuat, serta perubahan budaya dan keterampilan penggunaan alat oleh semua orang di rumah sakit.

Respect for People

Respect for People (menghormati orang) adalah salah satu pondasi utama Lean. Ini bukan hanya tentang menghormati beberapa orang, tetapi semua orang dalam organisasi. Respect berarti memperlakukan semua orang dengan adil dan setara dalam satu sistem organisasi. Hal ini mencakup memperlakukan orang lain dengan tulus, tanpa membedakan warna kulit, pangkat, atau jabatan. Menghargai prestasi staf karena mereka adalah ahli dalam pekerjaan mereka. Ini berarti menumbuhkan rasa saling percaya dan hormat di antara semua orang dalam berbagai peran dan profesi, termasuk stakeholder.

Praktik Respect for People mencakup:

1. Memperlakukan orang lain dengan kesopanan, kesantunan, dan kebaikan.
2. Mendorong rekan kerja untuk mengekspresikan pendapat dan ide-idenya.
3. Mendengarkan pendapat orang lain sebelum mengungkapkan sudut pandang sendiri.
4. Menggunakan ide-ide staf dan memberi mereka kesempatan untuk mengembangkan atau mempraktikkan ide-ide tersebut.

Respect juga mencakup tidak pernah menghina, melecehkan, merendahkan orang lain, atau mengkritik terus menerus hal-hal kecil. Memperhatikan bahasa tubuh, nada suara, sikap, dan ekspresi saat berinteraksi juga penting. Semua rekan kerja harus diikutkan dalam pertemuan, diskusi, pelatihan, dan acara lainnya. Meskipun tidak setiap orang dapat berpartisipasi dalam setiap kegiatan, setiap karyawan harus memiliki kesempatan yang sama. Pujian harus lebih sering diberikan daripada kritikan.

Melalui “Respect for People,” karyawan, pasien, dan keluarga mereka akan merasa dihargai, yang akan menciptakan dedikasi untuk perbaikan berkelanjutan dan tekad untuk mencapai tujuan bersama. Dengan respect, bukan hanya dapat berbuat lebih baik, tetapi jauh lebih baik setiap hari. Meskipun belum mencapai outcome dan pengalaman pasien yang sempurna, setiap hari akan membawa organisasi lebih dekat pada tujuan itu. Ini adalah perjalanan tanpa akhir. Menurut John Toussaint, MD (Former CEO, ThedaCare), mengkondisikan pekerjaan yang aman dan bermanfaat adalah tanda rasa hormat yang dalam kepada pekerja. Dr. Stephen R. Covey, seorang penulis buku laris tentang personal development dan perilaku organisasi, mengatakan, “Saya pikir [menghormati orang] sangat penting karena itu berarti Anda peduli dan Anda memercayai mereka untuk melakukan hal yang benar.”

Continuous Improvement (Kaizen)

Pondasi kedua adalah Continuous Improvement atau Kaizen, yang berarti peningkatan berkelanjutan. Kaizen dilakukan dengan cara yang terstruktur dan ilmiah, sesuai dengan visi jangka panjang, dengan menemukan akar penyebab masalah atau waste. Peningkatan berkelanjutan dilakukan oleh individu atau tim terhadap proses yang ada secara sistematis dan terus menerus. Ide perbaikan dikembangkan dari individu atau tim, sering menggunakan siklus Plan-Do-Study-Act (PDSA).

Prinsip-prinsip Kaizen:

1. Mengidentifikasi masalah dan peluang untuk perbaikan.
2. Melibatkan semua orang dalam proses perbaikan.
3. Menggunakan pendekatan sistematis seperti PDSA untuk mengimplementasikan perbaikan.
4. Mengukur hasil perbaikan dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Kaizen menekankan perubahan kecil yang dilakukan terus menerus, yang dalam jangka panjang membawa perubahan besar. Ini memastikan bahwa semua orang memiliki andil dalam kesuksesan organisasi. Pemimpin memastikan bahwa suatu proses tidak hanya berubah tetapi benar-benar ditingkatkan.

Kaizen mendorong inovasi dan efisiensi. Kaizen berasal dari kepercayaan bahwa setiap orang, setiap hari, membutuhkan rasa tertantang, rasa memiliki tujuan, dan berhubungan dengan pelanggan mereka. Kaizen menyatukan semua orang untuk membuat ide dan mengatasi tantangan mereka. Kaizen adalah apa yang digunakan Toyota untuk menghubungkan semua orang dan semua lapisan organisasi secara bersama-sama setiap hari, mingguan, bulanan, dan tahunan. Tidak ada Kaizen tanpa tantangan yang ditetapkan (tetal di standarisasi) atau tanpa mencari alat dan metode untuk mengatasi tantangan tersebut. Kaizen berfokus pada ide-ide original, dilakukan dengan mudah, memberikan dampak langsung dan menyenangkan pekerja yang melakukannya.

Di berbagai organisasi besar, perbaikan skala besar dapat membuat staf merasa terintimidasi oleh banyaknya orang yang harus dikoordinasikan. Dengan Kaizen, staf didorong untuk memulai dengan perubahan kecil yang tidak memerlukan koordinasi dengan banyak orang. Staf dapat memulai dengan mencoba memperbaiki apa yang bisa dilakukan secara individu, seperti menata area kerja menjadi lebih rapi, bersih, dan mudah terlihat. Hal ini berarti organisasi memastikan bahwa semua orang menyadari bahwa mereka memiliki andil langsung dalam kesuksesan organisasi.

Kesimpulan

Respect for People dan Continuous Improvement adalah pondasi yang saling melengkapi dalam Lean Management. Keduanya saling melengkapi. Respect menciptakan lingkungan untuk perbaikan berkelanjutan, dan Kaizen mendorong inovasi dan efisiensi. Dengan menerapkan kedua prinsip ini, rumah sakit dapat mencapai keberlanjutan dalam perbaikan dan meningkatkan kualitas layanan secara signifikan. Ingat, Tidak ada continuous improvement tanpa adanya respect for people.

Referensi:

1. Liker, J.K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer. McGraw-Hill Education.
2. Imai, M. (1986). Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success. McGraw-Hill Education.

Penulis

Dr. Firman, SE, MPH

Peneliti/konsultan/praktisi Lean Management