Laporan dari Ho Chi Minh City, Vietnam
Oleh: Prof. dr. Laksono Trisnantoro, M. Sc, PhD
Laporan 5:
Diskusi Panel:
How to make a hospital SWOT analysis and how to use it for improving hospital performance?
Chair & Moderator: Dr. Rupali Basu, President & CEO, Apollo Group of Hospitals (India)
Panelis:
- Ms. Rosalie Montenegro, President & CEO, Makati Medical Center (Philippines)
- Dr. Rahul Menon, Chief Executive Officer, Aster MIMS-Calicut (India)
- Dr. Mohamed Ahmed Hamdy, Egypt Projects & Business Development Director, Andulasia Group for Medical Services (Egypt)
Ms. Rosalie Montenegro, President & CEO, Makati Medical Center (Philippines)
Current approaches to strategic planning, and how to do it.
Rosalie bukan seorang dokter, pernah bekerja
di berbagai CEO di berbagai perusahaan non
kesehatan seperti automobile dan perbankan.
Dalam uraiannya, Rosalie menyatakan bahwa langkah-langkah Strategy Development masih sama yaitu:
Analisis situasi secara keseluruhan (internal dan eksternal), Menetapkan misi yang jelas dan visi yang diinginkan di masa mendatang, Set clear goals, Menetapkan Kesempatan; Menetapkan indikator sukses, dan seterusnya. Dalam konteks tersebut, Rosalie menekankan bahwa Langkah 1 sangat penting karena penyusun strategi RS harus mampu untuk memahami tren yang terjadi.
Tren-tren tersebut antara lain:
- Mindset pasien yang berubah, mempunyai akses ke internet dan mempunyai health record pribadi
- Trend industri kesehatan: RS umum yang besar berubah menjadi klinik spesialis, diagnostic center yang personal serta kompetitif dengan cost yang lebih kecil namun tetap baik. Sekarang dan di masa depan akan berubah lagi: adanya patient choices, tidak ada limit geografis, Excellent service; estern-western synthesis, genome specific treatment approach.
- Semakin banyak orang tua itu berarti aging population dan terjadi declining Birth Rates
- Cost kesehatan yang meningkat
- Economic Downturn global.
- Trend Health Care Industry: Peningkatan spesialisasi dan customized treatment modalities: Stem Cell, Immunotherapy, robotics.
- Telemedicine/TeleHealth: Remote and Virtual Diagnostic/Treatment
- Digitalisasi Sistem Kesehatan dengan Big Data
- Perkembangan Askes dan UHC
- Outsourcing kegiatan non-klinis dan bukan inti.
- Munculnya jaringan RS
- Adanya Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) dan kekurangan professional dokter.
Kesimpulan:
- Penyusun strategi di RS harus mampu dan berani memetakan masa depan melalui analisis tren.
- Kemudian memutuskan apakah tren-tren ini merupakan Kesempatan atau Ancaman.
Dr. Rahul Menon, Chief Executive Officer, Aster MIMS-Calicut (India)
Breakthroughs in technology and medical science that will affect the way hospitals conduct themselves.
Apa yang disebut Pelayanan Kesehatan?
Apakah ada yang kuno dan ditinggalkan
seperti mesin ketik? Ataukah ada yang
mampu menggunakan berbagai terobosan teknologi.
Menurut Dr. Rahul Menon, ada 3 terobosan yang perlu diperhatikan penyusun strategi RS:
- Terobosan Teknologi dipandang dari pasien:3 D Printing, Robotic Surgery, Telemedicine, telementoring, telesurgery, Telestration, dan Socrates robotic collaboration system.
- Terobosan teknologi dipandang dari Health Managers: Hospital Information System; Real Time Communication seperti Group messaging, Broadcast, Social media, Mobile Devices; Management Information System
- Terobosan teknologi dipandang dari Masyarakat: Penggunaan berbagai hal seperti Website, Social Media, WA, Youtube, TV dalam komunikasi dengan rumah sakit dan lembaga pelayanan kesehatan.
Tantangan: Bagaimana RS-RS mengaplikasikan terobosan teknologi ini dalam pelaksanaan di rumah sakit? Tanpa menggunakan terobosan teknologi, RS mungkin tidak berkembang.
Dr. Mohamed Ahmed Hamdy, Egypt Projects & Business Development Director, Andulasia Group for Medical Services (Egypt)
A crystal ball approach for what might lie ahead.
Dr. Hamdy:
RS dan tenaga kesehatan saat ini mungkin
terbenam di data internal RS, begitu banyak data.
Bagaimana sistem Crystal Ball dapat membantu untuk menangani data internal di RS.
Dr Hamdy menggambarkan Crystal Ball sebagai sebuah sistem yang powerful untuk mengidentifikasi tren atau apa yang akan terjadi dengan menganalisis data di rumah sakit. Hasilnya untuk menjawab:
Mengapa ada perubahan?
Kapan dan bagaimana perubahan di masa mendatang?
Hasilnya adalah penyusun strategi RS tidak menunggu-nunggu. Dengan sistem ini, tindakan yang dapat dilakukan adalah meningkatkan mutu dengan cara prediksi kegagalan-kegagalan proses; melakukan cost contaiment; mengurangi fraud dan berbagai pemborosan; serta mencegah readmisi yang tidak perlu.
Kesimpulan:
Penyusunan Strategic Plan masih dibutuhkan oleh RS, namun harus berbasis data yang tepat dan menggunakan berbagai terobosan teknologi.
Diskusi Reflektif:
Apakah Rencana Strategis RS Anda sudah mempertimbangkan berbagai tren dan menggunakan berbagai terobosan teknologi?
Dear Moderator,
Penyusunan renstra RS yang terlalu normative dan tidak didukung teknologi, tentu dapat diduga bahwa penyusunan renstra hanya dipakai untuk kelengkapan akreditasi.
Strategic planning, pada hakekatnya, adalah panduan untuk transformasi organisasi (Perera et al., 2012). Teknologi berperan untuk membuat predictive analysis untuk melakukan trend watching pada aspek: perilaku masyarakat dan kondisi demografi. Tujuannya untuk menilai demand dimasa mendatang.
Selain itu, alasan untuk mengembangkan renstra juga menjadi salah satu predictor pemanfaatan renstra. Jika alasannya hanya alasan administrasi, maka dapat dipastikan renstra tidak dapat digunakan untuk memandu transformasi organisasi.
SWOT analysis juga perlu didukung dengan teknologi untuk meningkatkan obyektifitas dalam melakukan penilaian atau justifikasi situasi dan kondisi rumah sakit. TRIZ-based tools menjadi salah satu pilihan untuk meningkatkan obyektifitas SWOT serta mengurangi konflik antar-rater. *AM
Dear Pak Andre,
terima kasih atas tanggapannya.
Memang benar sekali, Renstra yag normatif tidak dapat memandu top leaders dan para managers RS untuk implementasi strategi. Dan biasanya renstra seperti itu dibuat untuk formalitas, sehingga apapun content-nya tidak banyak berarti bagi organisasi. Tapi semua itu sangat terkait dengan leaders dan leadership. Strategic planning bukan sekedar rencana jangka menengah yang disusun oleh direksi lalu kemudian meminta bawahannya untuk patuh dan melaksanakannya (isqua.org).
Leaders harus sudah memahami context sebelum proses perencanaan dimulai agar dapat memimpin timnya melakukan analisis internal dan eksternal dalam rangka menyusun strategi yang paling cocok untuk organisasi (Bryson, 2011). Pada level implementasi apa lagi. Sebuah studi literatur di South Africa menemukan bahwa salah satu hambatan terbesar dalam implementasi strategi yang efektif adalah ketiadaan leadership di level puncak organisasi RS, khususnya strategic leadership (Jooste & Fourie, 2009).
Jika TRIZ-based tool bisa mengurangi konflik antar-rater pada proses analisis SWOT, bagaimana dengan analisis yang menggunakan metode kuantitatif, atau semi kuantitatif? Menurut Pak Andre apa ada metode yang bisa digunakan untuk meningkatkan sensitivitasnya?
Salam
(Moderator)
Halo, mbak Putu…
Dalam kuliah leadership di MMR, selalu diajarkan bahwa “tidak rumah sakit yang hebat, jika leader-nya tidak hebat”. John MacArthur (2008) membuat banyak riset untuk membuktikan hipotesis tersebut. Publikasi Harlez & Malagueno (2016) memperkuat temuan tersebut.
Renstra pada hakekatnya adalah written document dari “mimpi” seorang leader di rumah sakit. Kemampuan seorang leader salah satunya dilihat dari adanya renstra yang diterapkan, bukan hanya sebagai dokumen pelengkap akreditasi.
Salah satu kelemahan leader dalam membuat renstra adalah minimnya perhitungan dan prediksi atas kondisi “demand” di masa depan serta kaitannya dengan strategic objectives dalam renstra. Leader tidak mendapatkan support dari teknologi informasi di rumah sakit untuk “melihat” masa depan.
Selain itu, Klag & Langley (2014) menunjukkan bahwa banyak leader melupakan aspek pembelajaran dalam membuat renstra. CEO rumah sakit enggan mengidentifikasi kelemahan dan kesalahan dimasa lalu, untuk membuat perbaikan di masa depan. Lagi-lagi terjadinya fenomena ini oleh karena rendahnya dukungan teknologi dalam upaya mendefinisikan realitas di lapangan.
Jadi, leadership memang faktor yang dominan dalam pengembangan dan penerapan renstra. Namun teknologi juga sangat berperan dan membantu leader di rumah sakit untuk membuat “trawangan” terhadap masa depan serta belajar dari masa lalu.
Sangat-sangat relevan sekali dengan kondisi perumahsakitan di Indonesia saat ini.
Perubahan minset pasien, yang dapat mengakses informasi kesehatan maupun akibat dari sistem pembiayaan. RS harus berbenah sekaligus menyusun perencanaan berdasarkan situasi yang sedang berubah dengan cepat ini.
Renstra dengan SWOT yang lebih tajam dengan data internal yang kuat dan juga jeli memantau perubahan sistem pembiayaan yang sedang terjadi menuju UC.
Dear Bapak Widayanto,
terima kasih atas tanggapannya.
Menurut Bapak, bagaimana caranya agar RS bisa mempertajam analisis SWOTnya dan memperkuat data internalnya untuk mendukung proses perencanaan? Apakah ada trik khusus untuk itu?
Salam
(Moderator)
Saya setuju dengan tulisan diatas. Bahwa renstra perlu mempertimbangkan penggunaan/terobosan teknologi untuk menjawab kebutuhan masyarakat dan menyesuaikan terhadap trend yang ada. Mnrt saya renstra juga perlu mempertimbangkan kemampuan masing2 institusi, shg ketika konsep ini diimplementasikan sdmnya mampu menjalankannya dan program tsb bs berlanjut dengan efisien.
Dear Ibu Ria Saraswati,
terima kasih atas tanggapannya.
Menurut Ibu Ria, apakah penyusunan Renstra menyesuaikan dengan kebutuhan sumber daya (SDM, teknologi dsb) di RS, atau sebaliknya sumber daya di RS diperbaiki agar sesuai dengan kebutuhan Renstra? Mana yang lebih dulu?
Salam
(Moderator)
Penyusunan Strategic Plan masih dibutuhkan oleh RS, namun harus berbasis data yang tepat dan menggunakan berbagai terobosan teknologi. Dengan sistem Crystal Ball , tindakan yang dapat dilakukan adalah meningkatkan mutu dengan cara prediksi kegagalan-kegagalan proses; melakukan cost contaiment; mengurangi fraud dan berbagai pemborosan; serta mencegah readmisi yang tidak perlu.
Pertanyaan saya, Sistem Crystal Ball yang dimaksut seperti apa, mungkinkah sistem tersebut bisa diterapkan di rumah sakit pemerintah yang ada di daerah dan berapa investasi yang harus disiapkan untuk itu, serta keuntungan apa yang bisa kami dapatkan dari sitem tersebut? Terimakasih .
Dear Bu Yuli,
terima kasih atas tanggapannya.
Ada beberapa pendapat mengenai Crystal Ball sebagai pendekatan dalam perencanaan strategik.
Pendapat pertama menyatakan bahwa Crystal Ball digunakan oleh peramal untuk mengumpulkan tanda-tanda visual yang kemudian diterjemahkan sebagai gambaran masa depan orang yang diramal. Sama dengan seorang perencana yang menggunakan data-data untuk melakukan forecasting. Namun menurut pendapat ini, bedanya adalah kalo perencana harus lebih proaktif karena proses perencanaan itu sendiri adalah suatu siklus yang tidak pernah putus. Sedangkan peramal yang menggunakan crystal ball itu pasif, hanya menunggu datangnya gambar-gambar visual lalu membaca ramalan dan selesai. Menurut penganut paham ini, konsep ini tidak pas untuk strategic planner yang harus proaktif.
Pendapat kedua menyatakan bahwa Cystal Ball hanya sebagai suatu ungkapan. Sistem yang dikembangkan tadi berbasis pada data rumahsakit yang begitu besar. Bagaimana supaya dapat lebih mudah menganalisis data RS. Pendapat kedua menyatakan konsep ini sifatnya masih inovasi, masih bisa diperdebatkan.
Salam,
(Moderator)
dr. Nur wahyuningsih
Analisa situasi untuk penyusunan rencana strategis pelayanan di bidang kesehatan ditempat saya bekerja, belum menggunakan trend dan belum terlalu memanfaatkan teknologi serta trend data eksternal maupun internal. Namun, ketika saya magang di RSUD , penyusunan renstra bisnis nya sudah mulai memanfaatkan teknologi informasi sederhana, melalui SIMRS sebagai alat untuk menganalisa data internal, namun penggunaan trend dan proyeksi untuk lima tahun belum optimal.
Analisa dan trend data eksternal sangat minimal dalam pertimbangan penyusunan renstra karena terbentur dengan berbagai alasan, misalnya laju pertumbuhan penduduk seharusnya bisa dikendalikan oleh BKKBN, pertambahan penyakit harus nya bisa dikendalikan oleh Dinkes, sehingga data eksternal yang cukup berpengaruh terhadap renstra adalah berupa kebijakan pemerintah yang terkait dengan jaminan kesehatan dan kebijakan pemda setempat terkait dengan renstra pemda dan renstra dinkes yang diharapkan bersinergi dengan renstra rumah sakit.
Perlu dilakukan beberapa pembenahan dalam penyusunan renstra agar pemanfaatan data internal dan eksternal serta teknologi yang sekarang ini ada dapat menjadi salah satu pengungkit sehingga renstra benar benar menjadi suatu rencana strategis yang jitu demi tumbuh dan berkembang nya rumah sakit maupun industri pelayanan kesehatan yang lain.
Terimakasih
Dear Ibu Nur Wahyuningsih,
terima kasih atas tanggapannya.
Menurut Ibu, RS sebagainya bagaimana agar SIMRS nya bisa optimal dalam menyediakan data yang diperlukan untuk melakukan perencanaan stratejik/pengambilan keputusan jangka menengah? Apakah Ibu bisa menceritakan lebih jauh pengalaman Ibu terkait dengan hal ini?
Salam
(Moderator)
Dear Bu Putu…..
Menurut saya, agar SIMRS dapat optimal menyediakan data yang diperlukan untuk penyediaan informasi terkait perencanaan strategi harus didukung dengan kapasitas dan modul modul yang tersedia dalam SIMRS itu sendiri. SIMRS yang digunakan harus dapat mengakomodir data data terkait pelayanan dan administrasi, diolah, dan diintegrasikan sehingga akan muncul tren data dari tahun ke tahun bahkan hingga muncul analisa yang dapat diterjemahkan oleh manajemen sebagai salah satu dasar pertimbangan perencanaan strategis. Langkah awal agar kita dapat mendapatkan SIMRS dengan kualitas terbaik adalah pemilihan vendor yang tepat, hanya sayangnya di Indonesia belum ada perhimpunan pengembang sistem informasi rumah sakit (HIMSS yang berpusat di US), sehingga rumah sakit seringkali kesulitan menemukan vendor yang sesuai dan dapat mengakomodir keinginan dan kebutuhan user.
Kedepannya diharapkan ada perhimpunan semacam HIMSS di indonesia, mengingat ahli IT di Indonesia sudah cukup banyak tapi mereka cenderung bekerja sendiri sendiri. Dengan adanya perhimpunan ini, maka akan dibuat suatu sistem standar terkait SIMRS dan tersedia vendor yang berkualitas yang mendukung pelaksanaan SIMRS di RS.
Terima kasih